LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
Văn phòng Khoa Dược là đơn vị thuộc Khoa Dược được thành lập theo Quyết định số 60/QĐ-ĐHYD ngày 08/01/2019 của Hiệu trưởng Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh, có chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo khoa trong việc quản lý toàn diện và tổ chức thực hiện các hoạt động của khoa cũng như thực hiện chế độ báo cáo, phối hợp công tác giữa các tổ chuyên môn với các phòng chức năng của Nhà trường.
CHỨC NĂNG
NHIỆM VỤ
Văn phòng Khoa có nhiệm vụ giúp lãnh đạo Khoa trong quản lý, điều hành các hoạt động hành chính của khoa, bao gồm các nhiệm vụ chính sau:
1. Quản lý hành chính, triển khai thực hiện các nhiệm vụ theo quy định chung của Văn phòng Khoa; tổng hợp, báo cáo và trao đổi thông tin (nhận, gửi và lưu trữ các loại công văn, báo cáo, quản lý website, cập nhật các hoạt động của khoa, các thông tin, thông báo, biểu mẫu, quy định, quy trình...) trong nội bộ khoa, trường và với các đơn vị, cá nhân liên quan ngoài trường. Phối họp với Phòng Hành chính Tổng họp để thực hiện các nội dung, chương trình về cải cách hành chính, văn thư lưu trữ...; tiếp đón khách, hướng dẫn và thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định; tiếp nhận công văn giấy tờ trình Ban Chủ nhiệm Khoa; tổ chức thực hiện các sự kiện trong khoa.
2. Thực hiện chế độ báo cáo, thỉnh thị với Ban Chủ nhiệm Khoa; thực hiện các nhiệm vụ, kế hoạch do Ban Chủ nhiệm Khoa giao;
3. Quản lý nhân sự: quản lý viên chức, ngưòi lao động trong đon vị về mặt số lượng và chất lượng, đề xuất, lập kế hoạch cho công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng viên chức, người lao động; phối họp với Phòng Tổ chức cán bộ thực hiện các thú tục liên quan đến công tác nhân sự (tuyển dụng, đánh giá tập sự, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, hưu trí, nghỉ việc, cử đi học và kết thúc học tập bồi dưỡng...); theo dõi và quản lý ngày công, việc thực hiện các chế độ chính sách đối với viên chức, người lao động (lương, phụ cấp, nghỉ phép, nghỉ bệnh, hộ sản, nghỉ hưu...); quản lý công tác đánh giá (khen thưởng, kỷ luật...) tập thể, viên chức và người lao động theo đúng quy trình đã qui định để trình nhà trường xem xét, giải quyết; thường xuyên nắm tình hình và kịp thời báo cáo những diễn biến trong viên chức, người lao động, học viên, sinh viên về các mặt theo quy định.
4. Kế hoạch tài chính: tham mưu cho lãnh đạo Khoa trong công tác kế hoạch tài chính; xây dựng, quản lý kế hoạch, đảm bảo sử dụng tài chính và các lĩnh vực có liên quan đến công tác kế hoạch tài chính đúng theo quy định.
5. Quản lý công tác đào tạo: quản lý công tác đào tạo đại học, sau đại học, đào tạo ngắn hạn, đào tạo liên tục của Khoa về chương trình đào tạo, kế hoạch và khối lượng giảng dạy; phối hợp với các bộ môn trong tổ chức giảng dạy và đánh giá kết quả học tập; tham mưu và đề xuất cho Ban Chủ nhiệm Khoa các vấn đề trong quản lý và đổi mới công tác đào tạo...; thực hiện chế độ báo cáo, phối họp với Phòng Đào tạo đại học và Phòng đào tạo Sau đại học trong việc thực hiện đầy đủ các quy chế đào tạo, công tác tuyển sinh, tốt nghiệp.
6. Quản lý học viên, sinh viên: theo dõi, hỗ trợ học viên, sinh viên trong học tập và sinh hoạt; đề xuất hình thức khen thưởng, kỷ luật, học bổng và hỗ trợ khó khăn cho học viên, sinh viên; thực hiện đánh giá kết quả rèn luyện của học viên, sinh viên theo quy định; quản lý, đánh giá công tác giáo viên chủ nhiệm/cố vấn học tập; phối họp với Phòng Công tác chính trị và Quản lý HSSV trong quản lý và đảm bảo quyền lợi trong học tập của học viên, sinh viên.
7. Quản lý cơ sở vật chất: quản lý hồ sơ các tài sản thuộc quyền quản lý của khoa; đảm bảo việc nhập, theo dõi, cập nhật và thanh lý tài sản theo đúng quy định của pháp luật và của nhà trường; theo dõi, đề xuất và lập các kế hoạch, hồ sơ đề nghị cải tạo, sửa chữa, bảo trì và mua sắm tài sản theo quy định; phối họp với Phòng Quản trị giáo tài và các bộ môn xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư tiêu hao, đảm bảo hoạt động giảng dạy và các hoạt động chung của khoa; tham mưu cho Ban Chủ nhiệm Khoa xây dựng kế hoạch phát triển cơ sở vật chất của khoa.
8. Quản lý công tác nghiên cứu khoa học: theo dõi quản lý tiến độ và hỗ trợ việc thực hiện các đề tài nghiên cứu do khoa quản lý; tham vấn và đề xuất cho Ban Chủ nhiệm Khoa những vấn đề liên quan tới quản lý, phát triển và ứng dụng khoa học công nghệ; hỗ trợ khoa và các cán bộ nghiên cứu trong tìm kiếm các chương trình, dự án, đề tài nghiên cứu, bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, công bố các kết quả nghiên cứu; phối họp với Phòng Khoa học và Công nghệ tổ chức thực hiện việc đăng ký, xét duyệt và nghiệm thu các đề tài khoa học - công nghệ do viên chức, học viên, sinh viên của nhà trường chủ trì thực hiện theo quy định.
9. Quản lý công tác đối ngoại: phối họp với Phòng Họp tác Quốc tế theo dõi, tổ chức các hoạt động đối ngoại theo đúng các quy định của pháp luật, đường lối đối ngoại chung và các chỉ đạo của nhà trường, khoa trong từng trường họp cụ thể; chủ động duy trì và phát triển các mối liên hệ với các đối tác đã có, tìm kiếm và đề xuất các mối quan hệ, các dự án họp tác mới cho nhà trường, khoa.
10. Đảm bảo an ninh trật tự: tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn lao động, bảo quản tài sản và vệ sinh, môi trường trong đơn vị.
11. Các nhiệm vụ khác: Tùy theo tình hình hoạt động cụ thể của khoa, Ban Chủ nhiệm Khoa có thể bổ sung thêm các chức trách, nhiệm vụ, quy tắc làm việc cho Văn phòng Khoa nhưng không được trái với quy định chung của nhà trường và các quy định của quy chế này.